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通知公告
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关于做好学校70周年校庆档案材料归档工作的通知
2020年12月01日   审核人:

各部门、各单位:

我校建校七十周年校庆(以下简称“校庆”)工作已经圆满结束,各部门围绕校庆开展了一系列具有特色的活动,由此产生了大量的文字材料和珍贵的图像材料。为确保校庆资料全面、完整地存档,为学校留下宝贵的精神财富和历史记录,根据《高等学校档案管理办法》《辽宁石油化工大学档案管理办法》的规定和要求,请各单位高度重视,认真做好校庆资料的收集、整理、归档工作。现将有关事项通知如下:

一、基本原则

本着对学校历史和未来负责的精神,收集工作坚持真实性、原始性、规范性的原则,对学校有保存价值的各种载体形式的材料做到收集齐全完整,校庆活动结束后统一存放到校档案馆集中保存,以备日后查考利用。

二、归档范围

凡在校庆工作中产生的,具有保存利用价值的文字、图表、声像、实物、电子文件等各种不同载体形式的材料都应归档保存。文字和图像材料有电子版的,要求纸质与电子版同时归档:

1.关于开展校庆活动的决定、通知及庆典方案、公告、计划、总结、方案、请示、批复、通知等文件材料;

2.与校庆相关的会议记录(含重要的座谈会)、纪要;

3.校庆庆典方案、请柬、主持词,各级领导和代表讲话稿等;

4.学校及学院校庆活动指南、日程安排、校庆简报;

5.邀请函、感谢信等样本(实物);

6.各项活动的会议议程、主持辞、各级领导和代表讲话稿;

7.贺电、贺信、题词等;

8.校友录、嘉宾名册及签名簿;

9.各地校友会成立、机构构成相关资料;

10.学校及学院庆祝活动的宣传报道、画册、宣传片、宣传展览资料等;

11.学校及学院庆祝活动标志、纪念章、纪念物样品(实物);

12.学校及学院反映校庆活动的照片、录音、录像(包括庆祝大会、文艺晚会、学术会议等);

13.捐赠的礼金、礼品清单、题词、捐赠的礼物(实物),不能归档的大件实物(如纪念石等)要拍照并附说明或者登记造册等;

14.活动中与外单位签订的合同、协定、协议书等;

15.学校及学院为校庆编辑出版的出版物如校史、书刊、杂志、学术研讨会论文集等;

16.成就展(教学成果展、科研成果展等)全套版面的彩色打印件;

17.各新闻媒体对我校校庆活动的宣传报道材料;

18.其它有归档价值的材料。

三、归档要求

1.各部门、各单位要高度重视并切实做好校庆档案归档工作,把档案工作纳入工作计划、纳入单位领导和工作人员的岗位职责、纳入年度考核目标。

2.归档责任者:按照“谁形成、谁归档”的要求,校庆资料产生在哪个部门,就由哪个部门收集整理,各部门各单位是档案收集整理的第一责任单位,各部门分管档案工作的领导是收集归档工作的责任人,兼职档案员具体负责校庆档案的收集归档工作;校庆办负责所有校庆活动资料的收集、整理,待收集齐全后,统一移交至档案馆;学校档案馆负责对校庆材料的收集工作进行指导,并对校庆办移交的材料进行接收、整理、归档保存。

3.归档材料应收集齐全完整,内容真实客观,数据信息准确详实,声像资料清晰;所有文字材料原则上应为原件,对于征集用于校史、院史研究的历史资料复印件,应标明来源并盖章或签字;图片、音像资料及实物提交时,需同时附相关说明,图片要写明事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者,其中重要人物需写明姓名、职务、在图片中位置(如前排左一,后排右二)等。

4.材料移交归档时需填写归档文件目录、档案移交目录,其中档案移交目录一式二份,交接双方当面检查、验收、签字。凡不符合归档规范要求的,待重新修正后再办理移交手续。

5.归档时间:于2020年12月25日前移交档案馆。

四、其他

在归档过程中,如遇到问题,请随时与校庆办、档案馆联系,档案馆提供业务咨询和技术指导。

校庆办联系人:

郭老师:024-56860809

档案馆联系人:

张老师:024-56860809

于老师:024-56864338

附件【附件1:归档文件目录.xlsx

附件【附件2:档案移交目录.xls

档案馆

2020.11.30


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